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      檔案管理工作的現狀和提升途徑

      時間:2020-11-19作者:郭心華
      本文導讀:這是一篇關于檔案管理工作的現狀和提升途徑的文章,信息技術和檔案管理工作有著較高的適配性,可以輔助管理人員整合、歸納、采集數據。在信息時代下檔案管理人員需要認識到信息技術使用的重要性,在工作中積極使用信息技術,使檔案管理工作可以適應時代的發展。

        摘    要: 檔案管理工作一直面臨著工作量大、工作難度大的問題,給檔案管理工作的效率帶來了嚴重的制約,影響了檔案管理效率的提高。檔案管理工作是整合資料信息的重要途徑,只有高質量的檔案管理工作,才能夠為各個行業提供進步發展的依據。本文分析了當前在檔案管理工作中出現的問題,并提出了相應的改進方法,以期加快檔案信息化建設速度。

        關鍵詞: 檔案; 信息化建設; 管理; 改進方法;

        信息技術是21世紀以來發展最為迅速、影響也最為廣泛的一種科學技術,給各行各業都帶來了深刻的影響?萍几锩呱硕喾N技術,如大數據技術、人工智能技術等,都是信息時代的產物,為人們的生活和工作帶來了極大的便利。信息技術不僅可以存儲大量的數據,還可以對數據進行分析和處理,為人們自動展現信息資料所展現的規律。信息技術和檔案管理工作有著較高的適配性,可以輔助管理人員整合、歸納、采集數據。在信息時代下檔案管理人員需要認識到信息技術使用的重要性,在工作中積極使用信息技術,使檔案管理工作可以適應時代的發展。

        一、檔案管理工作中存在的問題

        (一)檔案管理制度相對不完善

        基于我國社會發展情況,很多單位在管理相關檔案過程中或多或少會出現檔案管理不善問題。站在客觀辯證角度去思考,圍繞檔案管理所建立的相關管理制度,應具備明細合理分配、管理與貼合單位發展趨勢的特點,對應管理人員還要實時根據檔案數據變化,以此對其進行統計與管理,讓管理規則和條例優化的同時做出合理變更[1]。還可對檔案加以適當編研,使其具有更高利用價值,需要注意在建立管理規章制度的同時,相關負責人員也要站在公正角度對其建立完善的考評指數。借助健全的考核制度規范人員行為,讓此崗位工作者可強化自身工作意識和素養認知,提升責任意識與個人工作能力;谀壳扒闆r而言,諸多單位選擇管理檔案的工作模式、內容、質量管理和范疇等方面皆會存在問題,例如經常發生檔案在歸檔時與材料相對存在互相無法完整核對的情況,甚至有些工作人員會互相推諉一些工作的責任與疏漏問題,導致檔案信息除出現問題時不能得到及時解決,其中信息缺乏可利用性,細節管理權限模糊不清等。這些不良行為都直接影響了檔案管理在發展信息化模式過程中,其可利用范圍與權責受限,讓實地管理制度工作平衡狀態被打破,甚至失去執行意義。

        (二)檔案資源可利用度低

        現如今有些單位仍未意識到檔案的利用效果,主要體現于檔案信息資源利用程度不足,對于信息的儲存和檢索系統并不健全,導致檔案信息化保存持久性重度欠缺,這也直接影響著閱讀者對于檔案信息收集的便捷性。另一方面,由于信息化方案數據剛剛完成并投放使用,很多單位對其的使定用穩性與效率性抱有懷疑,甚至不愿接受,導致檔案信息化管理系統的利用度不高,故而有些單位的檔案信息檢索使用概率相對偏低,在以后的工作中也不會著重完善檔案管理制度。
       

      檔案管理工作的現狀和提升途徑
       

        (三)檔案管理工作效率低下

        檔案管理工作效率低的問題是由于多種問題所導致的,給檔案管理工作的創新帶來了嚴重的制約。首先,工作人員缺乏信息技術意識,在工作過程中缺少信息意識,不能有效運用信息技術來對檔案工作進行管理,缺乏創新意識。檔案管理一直以來都不被各個單位所重視,認為檔案管理工作只是整理資料,屬于“閑職”,這些誤區常常造成在具體工作上也不能認真貫徹和落實,出現了檔案工作被邊緣化、被遺忘的情況。而廣大干部職工也普遍存在對于檔案較為忽視,對檔案所收集材料不明確,填寫材料時馬馬虎虎,敷衍潦草等現象。其次,檔案管理工作量大。傳統人工的檔案管理方式,需要工作人員自己檢查檔案、整理檔案、分析檔案,面對大量的工作任務,難免會影響檔案管理工作的質量和效率[2]。

        二、提高檔案管理工作效率的改進方法

        (一)利用信息技術存儲和搜集檔案信息

        在以往進行檔案管理時,都是將以紙質資料的形式存放檔案,將檔案信息放到檔案袋中保管。這種管理方式容易導致檔案資料受到外界環境的影響,進而出現損壞或者信息丟失的現象,如風干或者受潮等,并且紙質檔案隨身攜帶較為麻煩,不利于檔案資料的使用。這種檔案存儲模式可以解決紙質檔案的存儲局限,提高檔案資料的存儲數量,減少了紙質檔案整理起來的困難程度。數據存儲到網絡上后,檔案管理人員或者其他工作人員在使用檔案信息的時候,可以直接從網絡上下載即可,或者將數據拷貝到U盤中,提升了檔案信息的使用效率。在收集檔案信息時需要較為繁雜的環節,并且要求也較高,如部分單位需要本人攜帶檔案資料上交檔案,然而由于現代社會的快節奏生活,時間上的問題很難溝通。有關單位可以建立線上檔案管理系統,只需要人們在網站上按照檔案表格進行填寫,就可以實現檔案轉運和流通的目的。并且,在搜集檔案的過程中很容易出現檔案信息缺失的問題,需要再一次添加檔案資料,通過網站則可以快速解決這一問題,給檔案管理工作效率的提高帶來了積極影響[3]。

        (二)轉化檔案中的非結構信息

        非結構信息也屬于檔案中的重要資源,能夠體現更多的信息內容,進而提升檔案的價值。非結構信息具體所指的是格式并不固定的文件和資源,非結構信息的表現形式較多,如word文檔、網頁資料、圖片資料、多媒體資料等。特別是信息技術發展如此迅速的今天,非結構信息量呈現出爆炸式增長的狀況,如果只依靠傳統的模式管理檔案則會影響檔案工作效率。信息技術可以對檔案資料中的圖片、文檔信息進行掃描,之后將其變為數據,在一定程度上提高了非結構化信息的使用效率。非結構信息的利用可以讓檔案管理工作變得更加有挑戰性,對于促進我國檔案管理信息化建設有著重要的意義。由于非結構信息轉化過程中需要應用到新型的信息技術,相關部門需要培養管理人員的信息技術意識,通過提高工作人員使用信息技術的水平和意識,來為檔案管理信息化建設提供動力。

        (三)建立檔案信息檢索目錄

        檔案信息的類型很多,分類檔案具有較大的難度,信息技術可以對檔案進行智能化的分類,讓檔案管理工作變得更加有序,也可以更加方便檔案的查找和管理。檔案資料的量極大,需要查找檔案或者使用檔案的時候,需要花費較長的時間進行查找,在一定程度上增加了檔案管理的難度。在利用信息技術后,可以建立檢索目錄,按照檔案信息的類型進行分類,如人事資料、單位資料,之后再在下方建立子目錄。通過子目錄的建立可以讓檔案的類型分類更加明確,提高了檔案管理的效率。當建設檢索目錄后,如果需要使用或者查找檔案,只需要輸入關鍵詞就可以調出檔案信息,在一定程度也可以促進檔案使用效率的提高。在建立檢索目錄時需要結合具體的檔案管理工作來制定,保證可以符合檔案管理工作的需求。

        (四)對檔案管理實施安全保護

        在信息時代背景之下,網絡上會出現很多病毒或者盜竊技術,很有可能也會威脅到檔案資料的安全性。為了提高身份信息以及資料的安全性,應當建立完備的安全防護系統,保障檔案資料的安全性。檔案管理部門應當積極使用數據安全保護技術,為存儲檔案信息的管理系統提供有效的安全防御,如病毒檢測技術、防火墻技術、數據恢復技術等。病毒檢測技術可以及時發現入侵到檔案信息管理系統中的病毒,在檢測到病毒之后則可以采取措施消除病毒。防火墻是目前使用范圍最廣的數據安全保護技術,可以抵擋病毒的入侵,為電腦過濾掉了較多的木馬或者病毒。檔案信息如果在重重限制下仍然被破壞和損毀,則可以使用數據恢復技術對被破壞的信息進行修復。檔案管理部門需要將檔案資料進行備份處理,將存儲資料的數據庫進行加密,通過限制訪問用戶來提升檔案資料的安全監管效果。檔案管理工作人員可以提高用戶審核的嚴謹性,當用戶要檢索檔案資料或者下載資料時,需要經過指紋識別、面部識別之后才可以獲取到權限,如果檔案資料極其重要可以使用瞳孔識別的技術。在信息時代,信息的安全性是極其重要的,檔案管理工作人員必須要重視安全監管的必要性,改善檔案管理工作的模式,提高檔案管理的安全監管效果。

        (五)利用人工智能技術轉化隱性信息

        在以往的工作觀念中,檔案管理工作人員只需要負責收集檔案資料,對檔案資料進行整理和分類即可,因此很多檔案管理人員往往缺乏工作的積極性。檔案管理工作還需要對檔案中的隱性信息進行分析,評判檔案的信息價值,從檔案數據中獲得個人或者單位的發展規律。在隱性信息轉化過程中由于人的主觀傾向,容易影響隱性信息轉化的效果,使得最終的評判結果會帶有人的主觀因素,并且隱性信息工作轉化難度大,工作量過多,給隱性信息的轉化帶來了不利的影響。管理人員可以使用人工智能技術來解決這一問題,能夠解決隱性信息在轉化過程中出現的困難。人工智能是模擬人腦進行思考的一種新型科技產物,如生活中常見的智能家電、微型手術機器人都屬于人工智能的范疇,可以模擬大腦進行推理、思考。利用人工智能分析檔案資料會更加快速準確,只需要在人工智能中植入專家系統,就可以讓其按照評定專家的思維對檔案信息中的隱性資源進行提取、分析和處理。以個人檔案信息為例,在人事檔案中包括個人的獲獎經歷、工作經驗、學習經驗等,人工智能可以對個人的這些具有隱性信息的內容進行快速分析,短時間內即可評判出信息所含價值的大小。

        三、結語

        檔案是人類開展各種實踐活動的重要記錄方式,是人類發展、社會發展的重要信息財富,可以保留人類的發展進程,為社會發展提供重要的動力。但是隨著信息技術的快速發展,傳統檔案管理方法出現了較大的問題,降低了檔案管理工作的效率,檔案信息化建設已經成為了當前社會發展的重要工作之一。檔案信息化建設可以提高檔案的管理效果,防止檔案信息出現丟失的問題,促進檔案管理和社會發展的共同進步。國家和政府需要提高對檔案信息化建設的重視程度,提高檔案信息化的發展速度和規范性程度,加快現代信息社會的構建和發展。

        參考文獻

        [1]張寒露,邵紅梅.基于校院兩級管理體制的高職院校檔案管理模式研究---以成都航空職業技術學院為例[J].成都航空職業技術學院學報,2020,36(01):1-4.
        [2]彭德榮,陳晨,石建偉,王朝昕.基于居民健康檔案的新型社區衛生信息化整合平臺構建與應用[J].中華全科醫學,2020,18(04):523-526+541.
        [3]胡燕平,焉丹,楊學來,陳強,池寧,張笑語,李天慶.以搭建供應商平臺來提高我院醫療設備檔案信息化管理的探究[J].中國醫療設備,2020,35(05):137-140+148.

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